有科学有创意的会议策划是成功的基本保证。

我们认为会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，以专业会议策划师为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。

一、充分了解客户会议想法与思路。

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是与客户沟通记分了解清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

1、确定会议类型：
销售会议一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰年会可以是公司全体员工大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
研讨会是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
专业会议是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议奖励会议是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议 一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

2、会议目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些。
□　培训、通知、教育、探讨问题、做决策。
□　引入新事物或介绍新人员
□　激励、开发、展示、促进与改善、解决问题
□　讨论如何赢利、赢利

3、收集与会议相关的信息，通过收集整理信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。
□　预计召开会议的日期
□　会议预计召开几天
□　打算在什么地方召开会议
□　会议形式或程序是什么
□　需要多大的场地
□　以前开过这样的会议吗？结果如何
□　将有多少人到会
□　会议预算是多少
□　与会者对费用开支很在意吗
□　打算选用什么级别的酒店和设施
□　打算选用房间标准是什么
□　谁来制作会议邀请函
□　会议需要向与会者打印相关资料吗
□　会议的发言人有哪些
□　会议需要什么样的视听设备
□　需要食品、饮料的酒会、招待会有几次
□　与会者可以携带家属吗
□　打算为与会者安排一些特别活动吗
□　打算为与会者的家属安排一些特别活动吗
□　有谁来承担这些活动的费用

二、会议具体项目策划：

　制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

　□　 会议主题策划
主题定位、主题口号等
□　 会议形象策划
会议形象标志、会议环境形象气氛策划、会场场景布置、会议服装等
□　 会务公关策划
客户公关、政府公关、礼仪策划等
□　 会议议程策划
□　 文艺互动表演节目策划
□　 旅游拓展策划
□　 媒体策划

三、会议的财务计划：

制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。

1、交通费用
□　出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
□　会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
□　欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室费用
□　会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
□　会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
□　会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
□　其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、住宿费用
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、酒水饮料、一次性衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
□　早餐
早餐通常是自助餐，也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，通常按预定人数收取费用）
□　中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由会所提供，会所可能会收取一定数量的服务费用。
□　酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。
(4)、会场茶点
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶点的食物、饮料组合。茶点的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
□　联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。　　

7、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。