海南会议专业策划执行机构

科学有效的会议管理

科学有效的会议管理是会议成功的保障。

自从有会议最初想法开始就开始有会议管理，会议管理跨越时间最长，贯穿会前、会中和会后整个过程，科学、严谨、有条不紊的会议管理是会议成功的保障。

一、活动执行前工作明细管理
　　　　A 工作人员分工，确认项目负责人
　　　　B 活动前所有工作人员沟通会
　　　　C 准备相关文档、资料
　　　　D 准备活动物品清单
　　　　E 外协人员邀请
　　　　F 熟悉活动流程
　　　　G 准备所有与活动相关人员的联系名录
　　　　H 提前去场地查看情况

二、活动执行中工作明细管理
　　　　A 活动现场布置
　　　　B 活动流程彩排
　　　　C 活动现场协调
　　　　D 工作人员间保持良好沟通，如有问题及时做出相应调整
　　　　E 出现问题，及时与客户沟通
　　　　F 现场活动流程控制

三、活动执行后工作明细管理
　　　　A 总结出现的问题及经验，召开内部会议
　　　　B 活动资料整理，及时做出活动总结报告
　　　　C 盘点剩余物品入库
　　　　D 与客户开总结性会议

项目管理

工作人员管理
　　A 负责整个项目的执行工作，及时到场。
　　B 遇到问题及时向项目经理汇报，由项目经理提出处理建议与甲方及时沟通。
　　C 所有工作人员着装统一，佩带统一标示。
　　D 不与甲方争论，虚心听取甲方意见，及时作出反应。
　　E 礼貌对待到场所有来宾，来宾有问题及时解决，如个人不能解决，及时向项目经理汇报，
　　　由项目经理与甲方协商作出解决方案。
　　F 严格管理外协相关人员，始终以满足活动效果最大化为标准。
　　G 及时处理突发事件，随机应变。

展览部分管理
　　A 负责整个会场的设计及布置。
　　B 在搬运展览器材时要注意使用酒店货梯或者指定通道，注意安全。
　　C 在施工过程中要注意遵守酒店的各项规章制度。
　　D 在整个布展及撤展过程中如果出现任何问题，需先与我方工作人员联系。
　　E 在规定时间内要完成整个布展及撤展工作。
　　F 在施工结束后，要注意保持会场清洁。
　　G 布展结束后，需留1至2名工作人员，配合工作，直至会议结束。
　　H 注意施工安全及保证施工质量。
　　I 注重各细节的质量工作：
　　　a 背景画面的平整度；
　　　b 舞台的边角处理不影响视觉美观度；
　　　c 所有展览制作物的清洁卫生；
　　　d 按照甲方要求位置设置。

AV部分管理
　　A 负责整个会场灯光、音响、视频布置。
　　B 在搬运展览器材时要注意使用酒店货梯或者指定通道，注意安全。
　　C 在施工过程中要注意遵守酒店的各项规章制度。
　　D 在整个布展及撤展过程中如果出现任何问题，需先与我方工作人员联系。
　　E 在规定时间内要完成整个布展及撤展工作。
　　F 在施工结束后，要注意保持会场清洁。
　　G 熟悉整个会议流程。
　　H 如会议需要串场，要予以配合。
　　I 及时与我方工作人员沟通。
　　J 对有可能发生的意外事件做好准备工作。
　　K 在整个会议过程中不能随意离场，如有特殊情况要与我方工作人员联系。
　　L 注重各细节的质量工作：
　　　a 所有走线装饰必须与地面地毯颜色相似；
　　　b 灯光架加以柱型包装；
　　　c 控制台必须有深色丝绒布遮掩；
　　　d 投影架下方必须酒店桌布遮掩；
　　　e 控制人员须佩带耳机对讲机，禁止大声喧哗；
　　　f 灯光调试保证会场效果。

主持人管理
　　A 注意形象（专业服装、化妆）。
　　B 准时到场，如有特殊原因提前与我方工作人员联系。
　　C 如会议需要串场，要予以配合。
　　D 熟悉主持人串讲词。
　　E 熟悉整个会议流程。
　　F 注意把握现场气氛。
　　G 及时与我方工作人员沟通（了解到场领导的名单）。
　　H 对有可能发生的意外事件做好准备工作。

礼仪人员管理
　　A 注意形象（专业服装、化装），礼仪服装不许出现肩带外漏，手、脚指甲颜色统一，发型必须为统一盘头，
　　　所有礼仪鞋子统一颜色、款式。
　　B 与会期间要微笑接待、对来宾礼貌用语。
　　C 不允许接打电话、聊天、吃零食。
　　D 未经工作人员允许，不许坐着接待，不能随意离岗，如有特殊情况需提前通知工作人员。
　　E 不允许擅自带走会议相关资料及礼品。
　　F 准时到场且不能擅自提前退场，严格遵守时间规定。

演职人员管理
　　A 注意形象（专业服装、化装）。
　　B 准时到场，如有特殊原因提前与我方工作人员联系。
　　C 如会议需要串场，要予以配合。
　　D 熟悉台词。
　　E 熟悉相关会议流程。
　　F 随时与我方工作人员保持沟通。

摄影师管理
　　A 负责拍摄会场外景楼全景。
　　B 负责拍摄会议现场大堂、走廊。
　　C 负责拍摄会议场地的前厅、宴会厅、VIP休息室。
　　D 负责拍摄会议现场全景（含主背景板、与会来宾）。
　　E 负责拍摄接待区全景、近景及接待区嘉宾特写。
　　F 负责拍摄签到区的全景、近景及跟踪重要嘉宾签到时的现场画面（多角度）。
　　G 负责拍摄主持人、演讲人、演员、启动仪式等重要画面（要求全景、近景、特写）。
　　H 负责跟踪拍摄专访领导、记者的全景、近景及特写。

摄像师管理
　　A 负责拍摄会议场地的前厅、宴会厅、VIP休息室。
　　B 负责拍摄会议现场全景（含主背景板、与会来宾）。
　　C 负责拍摄接待区全景、近景及接待区嘉宾特写。
　　D 负责拍摄签到区的全景、近景及跟踪重要嘉宾签到时的现场画面（多角度）。
　　E 负责拍摄主持人、演讲人、演员、启动仪式等重要画面（要求全景、近景、特写）。
　　F 负责跟踪拍摄专访领导、记者的全景、近景及特写。
　　G 为满足会场较大时的空中俯拍需要，拍摄时使用专业摄像摇臂。